1

出国人员

所在单位/系部

提报年度计划

每年12月之前以部门/系部为单位向校区提报年度出访计划，实际成行以学校批准方案为准

2

校区国际交流与合作办公室

出国人员

从出访单位取得邀请函、日程等材料

校区国际交流与合作办公室协助出国人员从出访单位取得邀请函、日程等材料；具体出访时间、日程等信息由出国人员提供

3

出国人员

校区国际交流与合作办公室

出国人员提交政审备案表、出访申请、校内公示及省批件所有申请材料的电子版以及经费预算/日程安排的签字盖章纸质版

出国人员在校区国际交流与合作办公室指导下完成所有材料，由合作办学办公室通过办公系统提交或邮寄至校国际交流合作处；所有信息一旦提交并审批通过后无特殊情况不能发生任何变更，取得签证后出国人员在校区国际交流与合作办公室协助下购买的机票信息也须保持一致

4

校国际交流合作处

出访申请审核签批

（2-5个工作日）

校国际交流合作处对申报材料审核合格后报相关部门及校领导

在线签批

申请公示

（5个工作日）

校国际交流合作处对出国任务公示（公示期5个工作日）

申报山东省批件

（3-10个工作日）

校国际交流合作处填写“因公临时出国任务批件申请表”上传至省外办系统，申请批件

5

组织部

校国际交流合作处

政治审查

（5-10个工作日）

出访申请获批后，校国际交流合作处将审核合格后的政审备案表报组织部，由组织部完成后续在线签批工作

6

校国际交流合作处

出国人员

申报/申领因公护照

（5个工作日）

校国际交流合作处将省批件等材料报送青岛外办进行因公护照的申报/申领；申办因公护照需由出国人员持要求材料到青岛外办录指纹；申领因公护照需由出国人员持身份证原件及介绍信到青岛外办领取

7

出国人员

校区国际交流与合作办公室

办理签证（签证类型不同所需时间不同）

出国人员按照使馆要求准备所有申请签证材料，并将材料报送至青岛外办或在线提交或邮寄至使馆指定地址；合作办学办公室提供指导和协助

8

出国人员

校区国际交流与合作办公室

行前指导

校区国际交流与合作办公室组织行前指导，校区负责领导对出国人员明确出访任务和要求，校区国际交流与合作办公室就外事纪律及注意事项等进行指导

9

出国人员

校区国际交流与合作办公室

校国际交流合作处

回国护照/出访日志及

总结上交

（回国2天/10天内）

回国后出国人员自行保留护照所有信息页复印件以及往返航班登机牌复印件；回国后两天内团组护照负责人将团组因公护照转交校区国际交流与合作办公室，由其邮寄至青岛外办；出国人员回国后十天内完成出访日志及总结，word电子版及团长签名的PDF版经校区国际交流与合作办公室提交至校国际交流合作处，由其上传至省外办管理系统

10

出国人员

校区国际交流与合作办公室

校国际交流合作处

外汇核销（回国30天内）

出国人员回国后30天内将外汇核销材料经校区国际交流与合作办公室提交至校国际交流合作处，核销结束后由校国际交流处提供外汇核销单、经费预算/省批件复印件

11

出国人员

校区财务部

出国费用报销

出国人员持外汇核销单、护照首页/签证页/出入境章页复印件、经费预算/省批件复印件、汇率单及其他费用发票到校区财务部进行费用报销