1

出国人员

所在单位/系部

提报年度计划

每年12月之前以部门/系部为单位向校区提报年度出访计划，实际成行以学校批准方案为准

2

出国人员

校区人事部门

提交济南校区教师出国课程进修申请表

出国人员将申请表提交至校区人事部门，人事部门将校区签署同意意见的申请表复印件转校区国际交流与合作办公室

3

出国人员

校区国际交流与合作办公室

校国际交流合作处

与进修单位确定具体进修时间等；确定出访证件

信息确定后及时告知所在系部、校区人事部门及校区国际交流与合作办公室；由校区国际交流与合作办公室报校国际交流合作处，学校根据进修时间及相关政策确定出国人员是否持因公护照出访；若持因私护照出访，则忽略第10项，出国人员可按要求向市公安局出入境申请因私护照

4

出国人员

校区国际交流与合作办公室

从进修单位取得邀请函、日程等材料

校区国际交流与合作办公室从进修单位取得用于校内公示及申办省批件所需要的邀请函及日程等；其中的具体进修时间、日程等信息由出国人员提供

5

校区人事部门

出具校区资助证明

校区资助证明主要用于校国际交流处审核经费预算及外汇核销

6

出国人员

进修单位

校区国际交流与合作办公室

进修单位为出国人员办理申请签证所要求的提名函及邀请函（约2-2.5个月）

该流程由进修单位主导、校区国际交流与合作办公室协调、出国人员配合出具所需要的材料而共同完成；该流程中需要出国人员的护照号码，若持因公护照出访，则与申办因公护照流程交叉，所以该流程应与第7-10项工作同步推进

7

出国人员

校区国际交流与合作办公室

出国人员提交政审备案表、出访申请、校内公示及省批件所有申请材料的word文档以及经费预算/日程安排的签字盖章纸质版

出国人员在校区国际交流与合作办公室指导下完成所有材料，由校区国际交流与合作办公室通过办公系统提交或邮寄至国际交流合作处；所有信息一旦提交并审批通过后无特殊情况不能发生任何变更，取得签证后出国人员自行购买的机票信息也须保持一致

8

校国际交流合作处

出访申请审核签批

（2-5个工作日）

校国际交流合作处对申报材料审核合格后报相关部门及校领导在线签批

公示（5个工作日）

校国际交流合作处对出国任务进行公示（公示期5个工作日）

申报山东省批件

（1-2个工作日）

国际交流合作处填写“因公临时出国任务批件申请表”上传至省外办系统，申请批件

9

组织部

校国际交流合作处

政治审查

（5-10个工作日）

出访申请获批后，校国际交流合作处将审核合格后的政审备案表报组织部，由组织部完成后续在线签批工作

10

校国际交流合作处

出国人员

申报/申领因公护照

（5个工作日）

国际交流合作处将省批件等材料报送青岛外办进行因公护照的申报/申领；申办因公护照需由出国人员持要求材料到青岛外办录指纹；申领因公护照需由出国人员持身份证及介绍信到青岛外办领取

11

出国人员

校区国际交流与合作办公室

办理签证

（使馆网站显示64-88天）

出国人员按照使馆要求自行准备签证所需材料，并将完整的签证申请材料按照要求在线提交或邮寄至使馆指定地址并缴纳费用；校区国际交流与合作办公室提供指导和协助

12

出国人员

所在部门/系部

校区人事部门

校区国际交流与合作办公室

获得签证结果

签证结果一般由澳大利亚使馆以邮件形式发送到申请人提供的邮箱；务必保留好签证结果通知函；一旦获悉签证结果，出国人员须及时告知所在部门/系部、校区人事部门以及校区国际交流与合作办公室

13

出国人员

校区人事部门

签订国（境）外进修学习协议书

出国人员与校区人事部门签订协议书，明确协议内容；

14

出国人员

所在部门/系部

校区国际交流与合作办公室

行前指导

由所在部门/系部向出国人员明确进修要求等并做好日常管理要求；由校区国际交流与合作办公室组织出国人员参加教育部“平安留学”行前培训会，并就外事纪律及注意事项等进行指导

15

出国人员

校区国际交流与合作办公室

校国际交流合作处

回国护照/出访日志及总结上交（回国2天/10天内）

出国人员回国后两天内将因公护照邮寄至青岛外办，并于十天内完成出访日志及总结，word文档及团长签名的扫描件（PDF格式）经校区国际交流与合作办公室提交至校国际交流合作处，由其上传至省外办管理系统

16

出国人员

所在部门/系部

校区人事部门

办理回岗证明

出国人员持所在单位/系部出具的回岗证明到校区人事部门办理回岗证明等；

17

出国人员

校区国际交流与合作办公室

校国际交流合作处

外汇核销（回国30天内）

出国人员回国30天内将外汇核销材料经校区国际交流与合作办公室提交至校国际交流合作处，核销结束后由国际交流处提供外汇核销单、经费预算/省批件复印件

18

出国人员

校区财务部

出国费用报销

出国人员持外汇核销单、护照首页/签证页/出入境章页复印件、经费预算/省批件复印件、汇率单及其他费用发票到校区财务部进行费用报销